Здравствуйте! В чек-листе мы делимся самыми ценными находками из опыта внедрения Битрикс24 с 2013 года
Чек-лист состоит из 6 пунктов. Каждый описывает функцию, которая точно должна быть в вашей CRM. Возможно, что-то покажется вам очевидным — смело пропускайте этот пункт и читайте только то, что интересно. Мы включили в список и базовые настройки, и продвинутые решения, чтобы вы ничего не упустили.
Кирилл Николаев,
основатель компании «Акулы продаж»
Значимые оповещения приходят в личные сообщения или групповые чаты, а не в уведомления
В стандартных настройках Битрикс24 все оповещения попадают в одну общую ленту.
В одном месте хранятся сообщения по типу «вы просрочили обработку заказа» и «ваше сообщение в чате понравилось коллеге». Согласитесь, в таком хаосе легко потерять важное.
В стандартном функционале Битрикс24 все оповещения приходят в общую ленту уведомлений
Вместо этого рекомендуем отправлять оповещения в личные сообщения и групповые чаты. Если интегратор скажет вам, что так сделать нельзя — покажите ему ссылку на документацию REST API. Функция настраивается с помощью вебхуков (метод im.message.add).
Настроена автоматизация для контроля дедлайнов
Сорванный дедлайн = потерянный клиент и испорченная репутация. На складе долго собирали заказ и задержали доставку на час — в следующий раз клиенты обратятся в другую компанию. Специалист поддержки ответил на следующий день после обращения, хотя должен был отреагировать через 15 минут — покупатели недовольны, и уже пишут негативный отзыв.

Автоматизация в задачах Битрикс24: робот формирует отчет со списком задач, которые были просрочены более 3-ех дней назад, и отправляет в групповые чаты ответственных сотрудников и руководителей.
Автоматизация в заданиях бизнес-процессов: у каждого задания бизнес-процесса настроен дедлайн. Если сотрудник не укладывается в дедлайн, автоматически запускается цепочка оповещений: сотруднику за 5 минут до дедлайна; руководителю в момент дедлайна; через 30 минут — директору , если задание так и осталось невыполненным. Сотрудники не хотят, чтобы руководителю приходила информация о нарушениях, и стараются все сделать вовремя.
Оповещение сотрудника
Оповещение руководителя
Оповещение директора
Настроена автоматизация для контроля нарушений регламента работы в CRM
Сделки без напоминания или с просрочкой = забытый клиент. Если менеджер не обработает заявку с сайта за 30 минут — потенциальный покупатель может уйти к конкурентам, которые перезвонили быстрее.

Запросите у интеграторов внедрение следующих функций.

1 — В сделках CRM: несколько раз в день робот проверяет наличие сделок без напоминаний или с просрочкой. Если находит, отправляет в групповой чат:
менеджерам — список сделок с сортировкой по сотрудникам;
руководителям — статистику с количеством сделок без напоминаний или с просрочкой.
2 — В лидах CRM: каждые 10 минут робот проверяет количество необработанных лидов (заявки с сайта, входящие звонки, сообщения в соцсетях и так далее). Список необработанных заявок автоматически отправляется в групповой чат отдела продаж. Если менеджеры не обработают заявки за 30 минут, сообщение о нарушении придет в чат руководителей.
Оповещения разделены по категориям, и для каждого настроен свой путь
Каждое оповещение системы должно приходить в целевой чат, чтобы не возникало хаоса. Ниже — примеры.

Оповещения по типам для менеджеров:
Новые заявки с сайта попадают в групповой чат «Новые заявки»;
Оплата от клиента — групповой чат «Оплаты»;
Задание бизнес-процесса для конкретного отдела -> групповой чат отдела;
Список с сортировкой по сотрудникам со сделками без напоминаний или с просрочкой — групповой чат отдела продаж.
Оповещения по типам для руководителей:
Сотрудники не обработали вовремя заявку с сайта — групповой чат «Срыв дедлайнов БП»;
Сотрудники сорвали дедлайн выполнения задания бизнес-процесса — групповой чат «Срыв дедлайнов БП»;
Список задач с просрочкой более 3 дней, отсортированных по сотрудникам — групповой чат «Просроченные задачи»;
Ежедневный автоотчет CRM — групповой чат «Ежедневный отчет»;
В результате сотрудники не пропустят новый заказ, а руководители — сообщения о нарушениях.
Групповой чат для менеджеров: поступление онлайн-платежей от клиентов
Групповой чат для руководителей: сводный отчет за неделю эффективность отдела логистики
Групповой чат для сотрудников склада: работа с заказами
Автоматизация журналирует значимые метрики компании, отделов, сотрудников
В каждом бизнесе есть свои параметры, которые важно измерять. Например:
Количество нарушений регламентов работы в CRM;
Количество сорванных дедлайнов;
Финансовые показатели;
Маркетинговые показатели;
Статистика звонков.
Есть метрики, которые можно контролировать с помощью стандартного функционала Битрикс24:
Статистика звонков;
Сделки без напоминаний или с просрочкой;
Просроченные задачи, по которым крайний срок прошел более 3х дней назад;
и некоторые другие.
Стандартный функционал Битрикс24 позволяет отслеживать статистику звонков:
Телефония -> Статистика звонков -> Эффектвность менеджеров -> Нагрузка на сотрудников.
При журналировании можно контролировать любые метрики. Список метрик может меняться в зависимости от внутреннего устройства бизнеса. Определите ключевые метрики вашего бизнеса и проверьте, все ли показатели можно отслеживать с помощью стандартных функций. Если нет — попросите у интеграторов внедрить в CRM журналирование недостающих метрик.
Автоматическое журналирование информации о денежных средствах
выданных из кассы предприятия
Настроена автоматизация для получения регулярных отчетов с ключевыми метриками компании, отделов, сотрудников
Стандартным функционалом Битрикс24 не предусмотрена автоматическая отправка отчетов. Сотруднику нужно заходить в разные разделы CRM, поэтому сведение данных занимает много времени: статистика звонков хранится в разделе «Телефония», забытые клиенты — в «Сделках», отчеты по заявкам — в «Лидах» и т.д. Кроме того, не стоит забывать про человеческий фактор. Сотрудник может задержать отчет, пропустить что-то важное или умышленно исказить данные.

Робот беспристрастен, ничего не упускает из виду и формирует отчет без срыва сроков. Поэтому автоматические отчеты в групповой чат — настоящая находка для управления показателями компании.
Робот считает 11 метрик из 6 разделов CRM.
До автоматизации сотрудники тратили 40 минут на составление ежедневного отчета вручную.
Робот считает 6 метрик из 4 разделов CRM.
До автоматизации сотрудники тратили 15 минут в день на составление регулярных отчетов вручную.
Робот считает 6 метрик из 3 разделов CRM.
До автоматизации сотрудники тратили 40 минут в день на составление регулярных отчетов вручную.
Где нас найти
Санкт-Петербург, наб.Обводного канала, д.118А, литер Х, БЦ «Малевич», офис 221